Решения и определения судов

Временная Инструкция о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов на судебных участках мировых судей Ставропольского края

ВРЕМЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ

О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ, ОТБОРА И СДАЧИ В АРХИВ ДОКУМЕНТОВ

НА СУДЕБНЫХ УЧАСТКАХ МИРОВЫХ СУДЕЙ СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ

Одобрена

Президиумом Ставропольского

краевого суда

15 июня 2004 года

1. Общие положения

Работа с судебными документами как в делопроизводстве, так и в архиве представляет собой единый процесс.

Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов, обеспечение сохранности всех документов, имеющих научную и практическую ценность, является важнейшей задачей делопроизводственной службы и архива судебных участка мировых судей.

Правильно организованная работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор дел, производств, нарядов для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив и их надлежащее хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности мирового судьи.

Приказ Судебного
департамента при Верховном суде РФ от 29.01.1999 N 8 утратил силу в связи с изданием Приказа Судебного департамента при Верховном суде РФ от 29.04.2003 N 36, которым утверждена Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде.

Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г. N 5341-1, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. N 552, Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 г. N 1-ФКЗ “О судебной системе Российской Федерации“, Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ “О Судебном департаменте при Верховном суде Российской Федерации“, Основными правилами работы ведомственных архивов, одобренными коллегией Главного архивного управления СССР 28 августа 1985 г. и утвержденными Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263, Положением о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Судебного департамента при Верховном суде Российской Федерации, утвержденным Приказом Генерального директора Судебного департамента от 25 февраля 1999 г. N 23, временной Инструкцией по делопроизводству в районном суде, утвержденной Приказом Генерального директора Судебного департамента от 29 января 1999 г. N 8, Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, 1989 г.

В настоящей Инструкции регламентированы правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок использования и хранения документов в архиве судебных участков мировых судей (далее - архив) методика отбора дел для постоянного хранения и к уничтожению, правила передачи дел (нарядов) в архивные учреждения и т.п.

2. Экспертиза научной и практической ценности
документов

Экспертиза ценности документов - это определение (оценка) научного и практического значения документов в целях отбора их для постоянного хранения и установления сроков хранения.

2.1. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел (нарядов) без просмотра самих документов.

2.2. Экспертиза ценности документов и отбор их на хранение и уничтожение проводится экспертной комиссией (ЭК) судебного участка мирового судьи.

2.3. Экспертная комиссия состоит из мирового судьи соответствующего судебного участка, работников канцелярии, архива и представителя соответствующего архивного учреждения. Председателем экспертной комиссии назначается мировой судья, секретарем-специалист аппарата мирового судьи.

2.4. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

- дает заключения о характере документов для определения сроков хранения уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях, нарядов и других документов. Рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов;

- рассматривает годовые разделы описей дел (нарядов) постоянного хранения, подлежащих передаче в архив;

- выносит решения о представлении описей дел постоянного хранения на утверждение мировым судьей, начальником управления по обеспечению деятельности мировых судей и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения;

- рассматривает акты о выделении к уничтожению документов и дел (нарядов), не подлежащих дальнейшему хранению;

- рассматривает акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и акты о необнаружении дел (нарядов), подлежащих передаче на государственное и муниципальное хранение;

- рассматривает проекты номенклатуры дел (нарядов) и сводной номенклатуры дел (нарядов) судебного участка;

- принимает участие в подготовке к рассмотрению проектов методических пособий по делопроизводству и работе архива.

2.5. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

2.6. Заседания комиссии оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем комиссии и утверждается начальником управления по обеспечению деятельности мировых судей Ставропольского края.

2.7.
Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов. Спорные вопросы, при Ф.И.О. разрешаются мировым судьей, начальником управления по обеспечению деятельности мировых судей, в необходимых случаях выносятся на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения.

2.8. Ведение делопроизводства экспертной комиссии судебного участка, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря экспертной комиссии.

3. Подготовка и оформление дел к последующему хранению

3.1. Решение на передачу в архив уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях, материалов, разрешаемых в порядке исполнения приговоров (далее - материалы) и нарядов принимает мировой судья, тщательно просмотрев все производство по делам, обращая внимание на исполнение.

3.2. До передачи в архив все законченные делопроизводством судебные дела, материалы, наряды и другие документы (журналы, учетно-статистические карточки) должны быть оформлены в соответствии с требованиями Основных правил по работе ведомственных архивов и Единой государственной системы документационного обеспечения управления.

В уголовных, гражданских и делах об административных правонарушениях, подлежащих сдаче в архив, специалисты канцелярии должны прошить, пронумеровать все приобщенные к делу документы, составить внутреннюю опись документов, находящихся в деле, материале (приложение 1).

Гражданские дела о расторжении брака в случае отсутствия отметок о получении сторонами по делу копий решений передаются в архив с указанными копиями (в 2-х экз.), подписанными и заверенными печатью мирового судьи.

В конце дела, материала на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись (приложение 2). В журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа; в учетно-статистических карточках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела, материала или чистый оборот листа последнего документа.

Если дело, материал подшит или переплетен без листа-заверителя, то он наклеивается за верхнюю
часть внутренней стороны обложки дела, материала.

3.3. На обложке дела, материала, подлежащего сдаче в архив, мировым судьей проставляется штамп “Дело сдано в архив“ с указанием срока хранения в соответствии с “Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения“. Штамп о передаче дела в архив проставляется в левом верхнем углу обложки дела.

3.4. Специалисты канцелярии аппарата мирового судьи обязаны тщательно просмотреть все производство по делу, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу решения, приговора, определения, постановления.

3.5. При этом дело считается законченным и подлежит списанию в архив в следующих случаях:

- уголовное дело, по которому согласно приговору или определению судьи осужденный подлежит заключению под стражу, считается законченным после получения от соответствующего органа внутренних дел подтверждения о том, что осужденный, находившийся на свободе, заключен под стражу, и сообщения исправительного учреждения о прибытии осужденного для отбывания наказания;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено условно, считается законченным, когда осужденный поставлен на учет уголовно-исполнительной инспекции органов внутренних дел, для осуществления контроля за его поведением;

- уголовное дело, по которому объявлен розыск осужденного, скрывающегося от суда после вынесения приговора, считается законченным при получении извещения от органов внутренних дел о его задержании и исполнении вынесенного приговора;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде штрафа, считается законченным по возвращении к судье исполнительного листа с отметкой судебного пристава-исполнителя об исполнении;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде обязательных работ, считается законченным после получения судом от уголовно-исполнительной инспекции по месту жительства осужденного уведомления о получении копии приговора и о постановке его на учет;

- уголовное дело,
по которому лицо осуждено к наказанию в виде лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, считается законченным после получения от уголовно-исполнительной инспекции по месту жительства осужденного уведомления о получении копии приговора и о постановке осужденного на учет;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде исправительных работ, считается законченным после получения судом от уголовно-исполнительной инспекции уведомления о получении копии приговора и о постановке осужденного на учет;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде ограничения свободы, считается законченным после получения судом от исправительного центра уведомления о получении копии приговора и о постановке осужденного на учет;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде ареста, считается законченным после получения судом от арестного дома уведомления о прибытии осужденного для отбытия наказания;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде лишения свободы, считается законченным после получения от исправительного учреждения уведомления о начале и месте отбывания наказания;

- если мировым судьей принято решение о необходимости применения в отношении несовершеннолетнего принудительных мер воспитательного воздействия, дело считается законченным после получения судом из отдела по предупреждению правонарушений несовершеннолетних органов внутренних дел извещения о постановке несовершеннолетнего на учет;

- если принудительной мерой воспитательного характера является предупреждение, уголовное дело считается законченным после разъяснения судьей несовершеннолетнему вреда, причиненного его деянием, и последствий совершения преступлений, предусмотренных Уголовным кодексом Российской Федерации;

- уголовное дело, по которому согласно приговору отсрочено отбытие наказания беременным женщинам и женщинам, имеющим малолетних детей, считается законченным после поступления в суд от уголовно-исполнительной инспекции уведомления о постановке осужденной на учет;

- уголовное дело,
по которому лицо освобождено от уголовной ответственности и в отношении него применены принудительные меры медицинского характера, считается законченным после получения судом от исправительного учреждения или учреждения органа здравоохранения уведомления о помещении такого лица в психиатрический стационар общего типа, психиатрический стационар специализированного типа, психиатрический стационар специализированного типа с интенсивным наблюдением либо о взятии на амбулаторный учет у психиатра;

- уголовное дело, по которому мировым судьей вынесен оправдательный приговор, считается законченным после вступления приговора в законную силу;

- уголовное дело, по которому мировым судьей вынесен оправдательный приговор за недоказанностью участия подсудимого в совершении преступления или лицо, совершившее это преступление, осталось невыясненным, в архив не сдается, а по вступлении приговора в законную силу направляется прокурору для принятия мер к установлению лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого;

- уголовное дело, по которому приговором суда назначено дополнительное наказание в виде конфискации имущества или лишения специального, воинского или почетного звания, классного чина и государственных наград, считается законченным после возвращения в суд исполнительного листа с отметкой судебного пристава-исполнителя об исполнении в части конфискации имущества. В отношении лишения специального, воинского или почетного звания, классного чина, государственных наград - после поступления к судье от органа, присвоившего звание, чин или награду, сообщения об исполнении приговора.

3.6. Гражданское дело, разрешенное с удовлетворением заявленных исковых требований, считается законченным после выдачи судом взыскателю исполнительного листа либо направления его по просьбе взыскателя для принудительного исполнения в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 1997 года N 119-ФЗ “Об исполнительном производстве“. В случае неявки взыскателя исполнительный лист направляется ему заказным письмом с уведомлением, и дело считается законченным с момента
получения судом уведомления о вручении.

Гражданское дело, по которому в иске отказано, считается законченным после вступления решения в законную силу.

Если мировой судья вынес решение, постановление или определение о наложении штрафа, о взыскании государственной пошлины или иных сумм в доход соответствующего (федерального, регионального, местного) бюджета, дело считается законченным после приобщения к нему квитанции об оплате суммы штрафа, государственной пошлины (в случае добровольной уплаты). В случае принудительного исполнения решения дело считается законченным после получения судом постановления об окончании исполнительного производства.

3.7. Дело об административном правонарушении считается законченным и подлежит передаче в архив:

- при наложении взыскания в виде административного штрафа, после получения судьей квитанции об оплате суммы штрафа (в случае добровольной уплаты). В случае принудительного исполнения постановления дело считается законченным после получения судом постановления об окончании исполнительного производства;

- при наложении взыскания в виде лишения права управления транспортным средством, после поступления в суд сообщения от органа Государственной инспекции безопасности дорожного движения об изъятии у наказанного лица документа на право управления транспортным средством;

- при конфискации, после поступления копии постановления мирового судьи с отметкой судебного пристава-исполнителя о передаче конфискованных предметов финансовому органу;

- при прекращении дела об административном правонарушении, после вступления в законную силу соответствующего постановления;

- при вынесении представления об устранении причин и условий, способствовавших совершению правонарушения, после получения сообщения о принятых мерах.

3.8. На обложках дел и материалов, подлежащих передаче в архив на хранение, указывается:

- наименование судебного участка, ФИО мирового судьи;

- фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса, по которой лицо осуждено, - для уголовных дел;

- наименование истца и ответчика, сущность искового требования - для
гражданских дел;

- фамилия, имя, отечество правонарушителя и полное наименование статьи соответствующего закона, по которой лицо привлечено к административной ответственности, - для дел об административных правонарушениях;

- даты поступления и рассмотрения дела;

- номер дела, материала;

- срок хранения дела, материала.

Наименования дел, материалов должны быть написаны светостойкими чернилами и четким почерком.

4. Подготовка и оформление нарядов и других документов

4.1. Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов и других документов (журналов, учетно-статистических карточек), подлежащих постоянному и долговременному (свыше 10 лет) хранению, производят специалисты канцелярии, на которых возложена обязанность по их ведению.

4.2. Работники, отвечающие за ведение нарядов, обязаны тщательно просмотреть наряд, обращая особое внимание на то, чтобы в наряд не были подшиты несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновики документов, документы без подписи исполнителя.

4.3. Не допускается, чтобы под документом вместо подписи исполнителя стояло наименование судебного участка.

4.4. Листы в наряде подшиваются в строго хронологическом порядке. В законченных нарядах подшиваются и нумеруются все листы. На отдельном листе делается заверительная надпись (приложение 2).

4.5. На обложках нарядов записывается наименование наряда и его индекс (номер), в точном соответствии с наименованием и индексом, указанным в сводной номенклатуре дел. Все остальные реквизиты заполняются так же, как и на обложках судебных дел, указанных в пункте 3.8.

Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится общее наименование по сводной номенклатуре дел, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности.

ПРИМЕР: Документы изучения и обобщения судебной практики в 2 томах: том 1 - уголовные дела, том 2 - гражданские дела.

4.6. Количество листов в наряде не должно превышать 250 листов. Если количество листов
в наряде превышает 250 листов, тогда материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1. На томах должно быть общее наименование по сводной номенклатуре дел.

4.7. Наряды постоянного хранения должны быть подшиты в твердую обложку. Все металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки) из нарядов удаляются.

4.8. Во всех нарядах составляется внутренняя опись (приложение 1), с указанием краткого содержания, индекса (номера) и даты документа, номера листа в наряде.

4.9. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через знак “+“.

4.10. В законченных регистрационных журналах, учетно-статистических карточках при сдаче в архив работниками канцелярии, ответственными за ведение этих документов, нумеруются листы и на оборотной стороне последнего чистого листа делается заверительная надпись.

4.11. На обложке регистрационного журнала согласно сводной номенклатуре дел проставляется срок хранения и указывается количество листов.

4.12. Перед сдачей в архив учетно-статистических карточек специалист канцелярии проверяет их наличие и заполнение всех необходимых реквизитов.

4.13. В каждом томе должно быть 100 - 150 карточек.

4.14. Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитными указателями.

5. Порядок нумерации листов

5.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов все листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, в развернутом виде нумеруют арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим карандашом или нумератором.

5.2. Запрещается при нумерации листов использовать чернила и цветные карандаши.

5.3. Листы дела (наряда), разделенного на тома, нумеруются по каждому тому раздельно.

5.4. Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле (наряде), нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист дела (наряда), то отдельной нумерации фотографий не требуется.

5.5. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист.

Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. Вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложение нумеровать нельзя (личные документы), их наличие оговаривается в заверительной надписи (приложение 2).

При большом количестве ошибок в нумерации листов листы нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа.

5.6. При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв “а“, “б“, “в“ и т.д.

5.7. При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются буквы “а“, “б“, “в“ и т.д., соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго.

5.8. Учет количества листов в деле (наряде) и наличие особенностей их нумерации указывается в заверительной надписи (приложение 2).

5.9. В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов. При этом отмечаются все исправления нумерации листов; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

5.10. Заверительная надпись подписывается работником, производившим оформление дела (наряда) для передачи в архив, с указанием должности и даты составления этой надписи.

Пример: в настоящем деле (наряде) 250 (двести пятьдесят) листов, в том числе 3 (три) фотографии на листах: 15, 106, 201. Имеются листы с номерами 10а, 546, 99в. В конверте (лист 245) находится трудовая книжка и удостоверение личности N 543 осужденного Иванова А.В.

Заведующая канцелярией

Ф.И.О.

__________ дата

6. Порядок определения сроков хранения дел, нарядов

6.1. Сроки хранения дел, нарядов устанавливаются в соответствии со сводной номенклатурой дел. Сроки хранения нарядов, содержащих документы различной значимости, определяются по документам, имеющим наибольший срок хранения.

6.2. Сроки хранения документов, которые не предусмотрены сводной номенклатурой дел, устанавливаются экспертной комиссией, исходя из их научной и практической ценности по согласованию с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения.

6.3. Срок хранения, указанный в сводной номенклатуре дел, исчисляется:

6.3.1. Для гражданских дел:

- со дня вступления решения в законную силу;

- со дня вступления в законную силу определения о прекращении дела или оставлении иска без рассмотрения;

6.3.2. Для уголовных дел:

- со дня окончания срока отбытия наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

- со вступления в законную силу оправдательного приговора, а также определения или постановления суда о прекращении дела;

- со дня освобождения осужденного от наказания при условно-досрочном освобождении;

- со дня истечения испытательного срока при условном осуждении;

- со дня истечения отсрочки исполнения приговора беременной женщине и женщине, имеющей малолетних детей;

- в случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденной для отбывания наказания - со дня окончания отбытия срока наказания;

- с момента вынесения судом определения о прекращении применения принудительных мер медицинского характера к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости.

Для уголовных дел, по которым заявлен и удовлетворен гражданский иск, учитывается срок исполнения приговора в части гражданского иска.

6.4. По нарядам, журналам, учетно-статистическим карточкам срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания в делопроизводстве.

7. Составление описей на дела, наряды постоянного хранения

Опись дел - это систематизированный перечень наименований дел, предназначенных для раскрытия содержания дел.

7.1. До передачи в архив на дела, наряды постоянного хранения составляется опись дел постоянного хранения. Каждая опись состоит из годовых разделов, охватывает определенную группу документов и представляет собой систематизированный перечень наименований и других необходимых сведений о составе и содержании дел, нарядов (приложение 3).

7.2. При первом представлении описей на дела, наряды постоянного хранения в соответствующее архивное учреждение к каждой описи составляется предисловие, в котором излагается история структурного подразделения: дата создания, принципы отбора дел, нарядов на постоянное хранение и порядок систематизации дел, нарядов в описи.

Предисловие к каждой описи составляется также и при последующих передачах дел, нарядов на хранение в государственный и муниципальный архив.

7.3. Дела, наряды вносят в опись в порядке расположения их в сводной номенклатуре дел. Дела, наряды, включенные в опись, имеющие срок хранения “постоянно“, подлежат передаче на хранение в соответствующий государственный и муниципальный архив.

7.4. Годовые разделы этой описи должны рассматриваться экспертной комиссией судебного участка, утверждаться экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения и мировым судьей.

7.5. При внесении дел, нарядов в опись необходимо руководствоваться следующим:

- каждое дело, наряд вносятся в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело, наряд состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

- при заполнении графы “номера (индексы) дел, нарядов“ для уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях и нарядов указываются их номера, которые соответствуют номерам (индексам) дел, нарядов по сводной номенклатуре дел, с добавлением порядкового номера дела, наряда или номера тома наряда;

- графа “Наименование дел, нарядов“ заполняется на основании записи, сделанной на обложке дела, наряда. Наименование с обложки переносится в опись без сокращений;

- если в опись вносятся дела, наряды, состоящие из нескольких томов, то в опись вносится наименование дела, наряда с обложки. Затем записываются номера томов. Каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

7.6. Годовой раздел каждой описи заканчивается итоговой записью, которая содержит количество и крайние порядковые номера включенных в опись дел, нарядов, должность и фамилию составителя описи. Итоговая запись заверяется заведующей канцелярией и председателем экспертной комиссии и согласовывается с мировым судьей.

7.7. К законченной описи составляется заверительный лист, в котором указывается количество листов описи, общее число дел, нарядов, внесенных в опись, а также годы начала и окончания описи.

8. Порядок представления описи на утверждение

8.1. Годовые разделы описей на дела, наряды, подлежащие передаче в государственные и муниципальные архивы, представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения вместе с протоколами рассмотрения этих разделов описей, утвержденными экспертной комиссией судебного участка, не позднее чем через 3 года после окончания дела, наряда в делопроизводстве.

Пример: годовые разделы описей на дела, наряды, оконченные делопроизводством в 2000 году, представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения не позднее 2003 года.

8.2. Перед направлением описей на утверждение проверяется наличие дел, нарядов, включенных в эти описи.

8.3. Описи на дела, наряды постоянного хранения составляются в четырех экземплярах и направляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения. После утверждения три экземпляра описи возвращаются в архив судебного участка и хранятся у работника, ответственного за архив, в специальном наряде. Первый контрольный экземпляр описи остается в отделе обеспечения сохранности документов и фондов соответствующего архивного учреждения.

8.4. При сдаче дел, нарядов в соответствующее архивное учреждение по истечении 15-летнего срока ведомственного хранения документов вместе с делами, нарядами передаются два экземпляра утвержденных описей.

8.5. На экземпляре описи, который хранится в архиве судебного участка, соответствующее архивное учреждение ставит штамп о принятии документов на учет и дату утверждения описи экспертно-проверочной комиссией.

8.6. После утверждения годовых разделов описей экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения архив судебного участка получает право самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов за этот период (за исключением судебных решений и личных дел), по которым истек срок хранения, установленный сводной номенклатурой дел.

9. Передача дел, нарядов и других документов в архив суда, порядок их хранения и использования

9.1. Подготовленные и оформленные уголовные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях, материалы, наряды и другие документы (журналы, учетно-статистические карточки) передаются специалистами канцелярии в архив суда ежегодно, не позднее 30 декабря текущего года, по истечении 1 года после завершения их делопроизводством (основания завершения дела делопроизводством предусмотрены в п.п. 3.5, 3.6, 3.7).

Пример: дела, наряды, законченные делопроизводством в 2003 году, должны быть переданы в архив не позднее 30 декабря 2004 года.

9.2. В случае необходимости допускается сдача дел и документов в архив суда ранее срока, установленного в п. 9.1 настоящей Инструкции, но только с разрешения мирового судьи.

9.3. Уголовные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях, материалы, наряды и другие документы (журналы, учетно-статистические карточки) передаются в архив по описям и учетно-статистическим карточкам.

9.4. О передаче дела в архив делается отметка на обороте учетно-статистической карточки с указанием даты и подписи лица, сдающего и принимающего дела.

9.5. Результаты сдачи оформляются актом, в котором указывается: дата передачи дел, общее количество дел и их регистрационные номера. Акт подписывается заведующей канцелярией, специалистом архива и утверждается мировым судьей.

9.6. Дела, по которым исполнение не закончено, хранятся в канцелярии, отдельно от других категорий дел. При этом, специалистами канцелярии составляются напоминания по данным делам и направляются в соответствующие службы для получения необходимых сведений об исполнении принятых по данным делам решений.

9.7. Документы долговременного (10 лет и более), временного хранения (до 10 лет) или “до минования надобности“ передаются в архив в те же сроки, что и документы постоянного хранения по отдельно составленным описям (приложение 4).

По истечении срока хранения или по миновании надобности они уничтожаются, о чем составляется акт (приложение 5).

9.8. Поступившие в архив дела, наряды и другие документы хранятся по категориям дел и в хронологическом порядке.

9.9. Дела, наряды систематизируются в зависимости от объема дел, нарядов, по 10 - 50 дел, нарядов в коробке, пачке, связке. На корешке обложки каждой пачки, на коробке указываются начальные и конечные регистрационные номера дел, нарядов, помещенных в пачку, коробку.

9.10. Из архива дела, наряды выдаются работникам аппарата для служебной надобности во временное пользование, а также по запросам соответствующих органов только с письменного разрешения мирового судьи.

9.11. Отметка о выдаче дела, наряда производится в специальном журнале, где указывается: номер дела, наряда, дата выдачи, кому выдано, с какой целью, роспись в получении дела и дата возвращения дела.

9.12. До возвращения дела в архив требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке. В учетно-статистической карточке отмечается когда, кому и по какому запросу направлено дело, когда оно возвращено в а“хив.

10. Отбор документов и оформление их на уничтожение

10.1. Находящиеся в архиве документы, по которым истек срок, установленный сводной номенклатурой дел, отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел (нарядов) к уничтожению осуществляют специалист архива. Акты на выделенные к уничтожению дела (наряды) рассматриваются экспертной комиссией судебного участка.

10.2. Отбор дел (нарядов) и других документов к уничтожению оформляется актом (приложение 6), который утверждается мировым судьей.

10.3. Из отобранных к уничтожению дел на постоянное хранение оставляются подлинники приговоров, решений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов, из прекращенных дел оставляются подлинники определений о прекращении дела, а также личные документы.

На приговорах, решениях и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Данные процессуальные документы вместе с личными документами (упакованными в конверты), подшиваются в отдельные наряды в порядке номеров дел, нумеруются и помещаются в твердую обложку.

10.4. При составлении акта на выделенные к уничтожению дела (наряды) должны соблюдаться следующие правила:

- дела (наряды) располагаются в акте по годам их рассмотрения и в порядке регистрационных номеров;

- в конце акта делается запись о том, что из дел, материалов изъяты подлинники приговоров, определений и постановлений.

10.5. В описях дел и учетно-статистических карточках делается отметка об уничтожении дел с указанием номеров и дат составления акта экспертной комиссии судебного участка.

10.6. Одновременно с судебными делами, материалами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению выделяются наряды и другие документы, по которым истекли сроки хранения, установленные сводной номенклатурой дел. Отбор к уничтожению вышеуказанных документов оформляется отдельным актом.

Акты о выделении к уничтожению подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке. В регистрационных журналах или карточках делается отметка об уничтожении дела (наряда) с указанием даты составления акта.

10.7. Из дел (нарядов), подлежащих уничтожению, оставляются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела, производства, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет.

10.8. Судебные дела, материалы, наряды и другие документы, подлежащие уничтожению, сдаются на бумажные фабрики для переработки. Перед сдачей они упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Сдача оформляется накладными, в которых указывается количество включенных в акт дел (нарядов).

10.9. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел (нарядов) и других документов для хозяйственных нужд.

11. Сроки и порядок сдачи дел, нарядов на государственное хранение

11.1. Передаче на хранение в государственный (муниципальный) архивы подлежат:

- дела общего делопроизводства постоянного срока хранения - по истечении 15-летнего срока хранения в архиве.

- судебные дела (наряды) постоянного срока хранения - по истечении 75-летнего срока хранения в архиве суда.

Вместе с делами общего делопроизводства и нарядами в государственный (муниципальный) архив передаются два экземпляра утвержденных описей.

11.2. Перед сдачей дел на государственное, муниципальное архивное хранение соответствующего архивного учреждения специалист архива проводит проверку наличия и физического состояния дел, нарядов, включенных в годовые разделы описей по судебным участкам.

11.3. При обнаружении дефектов в делах, нарядах составляется акт. Устранение обнаруженных дефектов проводится силами работников аппарата мирового судьи.

11.4. Сдача дел, нарядов на хранение в государственный, муниципальный архив оформляется актом, который составляется в двух экземплярах (приложение 6).

11.5. Специалист архива и сотрудник архивного учреждения расписываются в приеме-сдаче дел, нарядов на обоих экземплярах акта сдачи документов. При сдаче в архивное учреждение вместе с документами передаются два экземпляра утвержденных описей. Описи в двух экземплярах и один экземпляр акта остаются в архивном учреждении. Второй экземпляр акта возвращается в архив судебного участка после его оформления.

11.6. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел.

11.7. Номера отсутствующих дел, нарядов оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение в соответствующее архивное учреждение. Причины их отсутствия - в прилагаемой к акту приема-передачи справке.

11.8. Судебный участок, передающий документы на хранение в соответствующее архивное учреждение, обязан принять меры к розыску отсутствующих дел.

12. Оборудование помещения архива, режим его работы

12.1. Для обеспечения сохранности дел, нарядов и других документов, создания необходимых условий для работы архиву отводится специально оборудованное помещение.

12.2. Помещение архива должно быть изолированным от других помещений и санитарно-технических коммуникаций, недоступным для посторонних лиц, сухим, безопасным в пожарном отношении и гарантированным от затопления.

12.3. В хранилище должен быть запасной пожарный выход. Двери обшиваются металлом, закрываются надежными замками. Окна первого этажа оборудуются металлическими решетками.

12.4. Запрещается установка в помещении архива печей и дымоходов. В качестве искусственного освещения разрешается только электрическое.

12.5. Рабочие комнаты архива должны быть обеспечены кроме электрического освещения естественным освещением и отделены от хранилища.

12.6. Запрещается использование неприспособленных подвальных помещений для хранения архивных документов.

12.7. Помещение архива должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией, иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам для эвакуации.

12.8. Пожарная безопасность в помещении архива должна обеспечиваться системой автоматического пожаротушения.

12.9. Вновь принятый в архив работник должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности у инструктора по противопожарной профилактике, ознакомлен с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж работников архива по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в два года. Инструктаж регистрируется в специальном журнале.

12.10. Помещение архива оборудуется стеллажами. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10 - 15 см от стен. Если торцы стеллажей примыкают к стенам, то устанавливаются ограничители, не допускающие укладку дел к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно составлять 10 - 15 см. Высота стеллажа - 2,2 м, расстояние между полками - 40 см. Ширина главных проходов между стеллажами может достигать 1 - 1,2 м, остальных проходов 70 - 80 см.

Для экономии площади архива рекомендуется применять передвижные металлические стеллажи.

12.11. Для хранения карточек и справочных материалов в помещении архива устанавливаются картотечные шкафы.

12.12. Электропроводка должна быть скрытой или вмонтированной в металлические трубы. Осветительная арматура в помещении архива должна быть полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться в металлических распределительных шкафах или коробках.

12.13. Категорически запрещается курение и применение электронагревательных приборов.

12.14. Архив должен иметь помещение для приема и временного хранения документов, оборудование для перемещения документов внутри архива и для выемки и подкладки дел, размещенных на верхних полках, для уборки помещений и обеспыливания стеллажей, коробок и связок.

12.15. В помещении архива должны соблюдаться температурно-влажностные, санитарно-гигиенические, световые условия, обеспечивающие длительную сохранность документов и нормальные условия для работы с ними.

12.16. В помещении архива рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от +14 до +20 градусов Цельсия и относительную влажность воздуха от 50 до 60 процентов.

12.17. Для контроля за температурой и влажностью воздуха в помещении архива устанавливаются термометры и гидрометры, согласно показаниям которых должны приниматься меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.

12.18. В архивохранилище должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, периодически проводиться санитарные дни для обеспыливания стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений.

12.19. Помещения, стеллажи, шкафы, полки должны быть пронумерованы. На каждом стеллаже устанавливается указатель, в котором обозначается: номер стеллажа, номер полки, наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке.

12.20. Местонахождение документов в архиве закрепляется постеллажными указателями. Коробки, связки должны иметь четко оформленные ярлыки.

12.21. Запрещается хранение документов в неразборчивом виде.

12.22. В архиве должны систематически проводиться плановая проверка наличия и состояния документов, учет дел, нарядов, требующих переплета, реставрации, дезинфекции.

12.23. По результатам проверки составляется акт, утверждаемый мировым судьей.

13. Учет документов в архиве

13.1. Учет документов в архиве суда - это средство контроля за их наличием и обеспечения их сохранности.

13.2. Все материалы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны. На все материалы должны быть оформлены учетные документы.

13.3. Основными учетными документами в архиве суда являются:

- журнал учета дел, находящихся в архиве;

- журнал учета выдачи документов во временное служебное пользование и по запросам соответствующих органов;

- сводная номенклатура дел, нарядов суда;

- описи дел постоянного хранения с заверительными листами;

- акты о выделении к уничтожению дел, нарядов, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение;

- внутренняя опись документов, находящихся в деле;

- акт приема-передачи документов на государственное и муниципальное хранение в соответствующее архивное учреждение;

- акт проверки наличия и состояния дел, нарядов.

13.4. Дела, наряды учитываются по описям.

13.5. Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом поступлении.

13.6. Ведется раздельно учет поступлений дел, нарядов постоянного и долговременного хранения.

13.7. Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в железных шкафах.

13.8. Архив ежегодно (на 1 декабря) представляет в соответствующее архивное учреждение паспорт архива и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

14. Проверка наличия дел, нарядов в архиве суда

14.1. В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве судебного участка комиссией, назначаемой мировым судьей, производится проверка наличия и состояния дел, нарядов.

14.2. Проверка проводится в сроки, установленные мировым судьей, но не реже одного раза в 10 лет при большом объеме документов. Каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документов и есть основания предполагать их порчу или утрату, результаты проверки оформляются актом, который докладывается судье.

14.3. Если при проверке обнаружена недостача дел, нарядов или их неисправимые повреждения, то на основании распоряжения мирового судьи организуется поиск необнаруженных дел, нарядов.

Если после тщательного розыска недостающие дела, наряды не обнаружены, то составляется акт о необнаружении дел, нарядов, пути розыска которых исчерпаны.

14.4. При обнаружении неисправимых повреждений дел, нарядов также составляется акт.

14.5. После утверждения актов о недостаче или неисправимых повреждениях необнаруженные и поврежденные дела, наряды исключаются из описей и листов фондов.

15. Научно-справочный аппарат

15.1. Для обеспечения сохранности и поиска архивных документов, использования содержащейся в них информации в архиве создается учетно-справочный аппарат.

15.2. В состав научно-справочного аппарата входят:

- учетная документация;

- картотеки, в которых сведения о содержании документальных материалов отражены на алфавитных и регистрационных карточках;

- методические пособия по различным видам архивных работ и документальной части делопроизводства.

16. Организация использования документальных материалов

16.1. Для служебного использования документальных материалов архив судебного участка в трехдневный срок:

- направляет на основании письменных запросов дела, материалы и другие документы с разрешения мирового судьи;

- выдает копии решений, справки, выписки из архивных документов при наличии соответствующего заявления с разрешения мирового судьи, с оплатой в необходимых случаях государственной пошлины;

- составляет ответы на запросы по делам и документам, находящимся в архиве.

16.2. Находящиеся в делах, нарядах паспорта, воинские и депутатские билеты, орденские книжки, а также заверенные копии этих документов и письменные справки по делам выдаются из архива по письменному заявлению с разрешения соответствующего мирового судьи.

16.3. Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и об их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по их запросам.

Приложение 1

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

ДОКУМЕНТОВ, НАХОДЯЩИХСЯ В ДЕЛЕ (НАРЯДЕ) N _____

ЗА ____ ГОД

----T------------T---------T----------T---------------T----------¬

¦ N ¦Наименование¦ Дата ¦ Индекс ¦ Номера листов ¦Примечание¦

¦п/п¦ и краткое ¦документа¦документа ¦в деле (наряде)¦ ¦

¦ ¦содержание ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ документа ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+------------+---------+----------+---------------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L---+------------+---------+----------+---------------+-----------

Итого ____________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество ___________________________ листов внутренней описи

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела (наряда) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 2

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА (НАРЯДА) N ___

В деле прошито и пронумеровано ___________________________________

________________________________________________________ листа(ов)

В том числе:

Литерные

листы ____________________________________________________________

Пропущенные номера листов ______________________________________ +

внутренней описи _________________________________________________

__________________________________________________________________

--------------------------------T---------------------------¬

¦ Особенности физического ¦ Номера листов ¦

¦состояния и формирования дела ¦ ¦

¦ (наряда) ¦ ¦

+-------------------------------+---------------------------+

¦ 1 ¦ 2 ¦

+-------------------------------+---------------------------+

¦ ¦ ¦

L-------------------------------+----------------------------

Наименование должности лица,

составившего заверительную

надпись Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 3

Фонд N ________ Утверждаю

Опись N _______ Наименование должности

постоянного руководителя организации

хранения за

_____ год подпись Расшифровка подписи

Дата

ОПИСЬ N ________

ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

----T------T--------------T-------------T-------------T----------¬

¦ N ¦Индекс¦Заголовки дела¦ Дата дела ¦ Количество ¦Примечание¦

¦п/п¦ дела ¦ (тома, части)¦(тома, части)¦листов в деле¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦(томе, части)¦ ¦

+---+------+--------------+-------------+-------------+----------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦

+---+------+--------------+-------------+-------------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L---+------+--------------+-------------+-------------+-----------

В данный раздел описи внесено ________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с N ___________ по N _______________, в том числе

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Заведующий архивом

(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Одобрено Утверждено

Протокол (ЭК) Протокол ЭПК архивного

Наименование организации учреждения

от ___________ N ____ от ____________ N ____

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Приложение 4

Фонд N _______ Утверждаю

Наименование должности

Опись N _______ руководителя организации

дел (нарядов) долговременного

(свыше 10 лет) хранения

за ______ год Подпись Расшифровка подписи

Дата

_________________________________________________________

Название раздела (структурного подразделения организации)

----T------T---------T---------T-------------T-------------T----------¬

¦ N ¦Индекс¦Заголовок¦Дата дела¦Срок хранения¦ Количество ¦Примечание¦

¦п/п¦ дела ¦ дела ¦(наряда, ¦дела (наряда,¦листов в деле¦ ¦

¦ ¦ ¦ (тома, ¦ тома, ¦ тома, части)¦(наряде, томе¦ ¦

¦ ¦ ¦ части) ¦ части) ¦ ¦ части) ¦ ¦

+---+------+---------+---------+-------------+-------------+----------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦

+---+------+---------+---------+-------------+-------------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L---+------+---------+---------+-------------+-------------+-----------

В данный раздел описи внесено ____________________________ дел

(цифрами и прописью)

с N _____________ по N _________________, в том числе

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Заведующий архивом

(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Одобрено

Протокол (ЭК) организации

от _____________ N ____

Форма годового раздела сводной описи

Приложение 5

Наименование организации Утверждаю

Наименование должности

АКТ руководителя организации

__________ N ___________ Подпись Расшифровка подписи

________________________ Дата

(место составления)

О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,

НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

На основании

__________________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов

__________________________________________________________________

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической

ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ____

(название фонда)

----T---------T-------T-------------T-------------T-------T--------T----------¬

¦ N ¦Заголовок¦ Дата ¦Номера описей¦ Индекс дела ¦Кол-во ¦ Срок ¦Примечание¦

¦п/п¦дела или ¦ дела ¦(номенклатур)¦(тома, части)¦ дел ¦хранения¦ ¦

¦ ¦групповой¦ или ¦ за _______ ¦ по ¦(томов,¦ дела ¦ ¦

¦ ¦заголовок¦крайние¦ год(ы) ¦номенклатуре ¦частей)¦(наряда,¦ ¦

¦ ¦ дел ¦ даты ¦ ¦ или номер ¦ ¦ тома, ¦ ¦

¦ ¦ ¦ дел ¦ ¦дела по описи¦ ¦ части) ¦ ¦

+---+---------+-------+-------------+-------------+-------+--------+----------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦

+---+---------+-------+-------------+-------------+-------+--------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L---+---------+-------+-------------+-------------+-------+--------+-----------

Итого ______________________________ дел за _________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за __________ годы утверждены, а по

личному составу согласованы с ЭПК ________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от _______________ N __________________________________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов Подпись Расшифровка подписи

Дата

Одобрено

(Протокол ЦЭК (ЭК) от __________________ N ________

ОДОБРЕНО

Протокол ЭК организации от _______________ N _______

Документы в количестве ________________________________ дел, весом

(цифрами и прописью)

_______________ кг сданы в _______________________________________

(наименование организации)

__________________________________________________________________

на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________

__________________________________________________________________

Наименование должности

работника организации,

сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности

работника архива (отдела

делопроизводства), внесшего

изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 6

Утверждено Утверждено

Наименование должности Директор

руководителя организации Государственного архива

Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи

Дата Гербовая печать Дата Гербовая печать

организации государственного архива

АКТ __________ N ________

_________________________

(место составления)

ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ

НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ

В связи с ________________________________________________________

(истечением срока хранения документов

__________________________________________________________________

(название фонда) в организации)

__________________________________________________________________

(наименование организации)

передает в

__________________________________________________________________

(наименование государственного архива)

принимает на государственное хранение документы и страховые копии

за _____________________________________ годы и справочный аппарат

к ним:

----T---------T-----------T----------T---------T----------¬

¦ N ¦Название,¦ Кол-во ¦Кол-во дел¦ Кол-во ¦Примечание¦

¦п/п¦ номер ¦экземпляров¦(ед. хр.) ¦страховых¦ ¦

¦ ¦ описи ¦ описи ¦Кол-во ОЦД¦ копий ¦ ¦

+---+---------+-----------+----------+---------+----------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦

+---+---------+-----------+----------+---------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L---+---------+-----------+----------+---------+-----------

Итого принято ______________ ед. хр. (в том числе страховых копий)

(цифрами и прописью)

В государственном архиве фонд N _______________________

Передачу произвели: Прием произвели:

Наименование должностных лиц, Наименование должностных лиц,

производивших передачу производивших прием

Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи

Дата Дата